广东省生态环境厅办公室关于报送档案安全隐患排查情况的函

省档案局：

　　根据粤档发〔2019〕12号文件有关要求，为切实加强档案安全工作，防范各类风险，确保档案安全，我厅对档案安全工作进行了全面的梳理排查，现将有关情况报送如下：

　　一、检查具体工作情况

　　（一）领导重视，落实责任。深入学习贯彻习近平总书记关于坚持底线思维、着力防范化解重大风险的重要指示，始终将档案安全摆在档案工作的首位。我厅针对机构改革后厅内组织架构、人员的变动情况，结合工作实际，新成立了省生态环境厅档案工作领导小组和档案鉴定小组，确定了领导职责制，明确了专门管理工作人员，切实加强对档案的综合管理。厅领导班子对档案工作进行了专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从人员配置、经费投入、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。

　　（二）强化措施，消除隐患。牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，以巴西国家博物馆火灾、法国巴黎圣母院大火等事故为鉴，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，认真贯彻执行档案各项规章制度，加强档案风险防范管理，确保档案安全万无一失。一是对档案库房、内部设施、库存档案等进行全面检查，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方重点检查。在日常管理中，坚持实行档案库房专人保管、专人查阅，外来人员未持相关证明的，不准进入库房。库房内满足防盗、防火、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光、防高温、防霉、防有害气体等各项指标要求，配备了温度计、吸湿机、空调机等设备，每天记录库房温度、湿度，确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。经过近段时间的大检查，档案室墙体坚固，无开裂及漏渗水现象。档案库房、档案柜、七氟丙烷气体灭火系统、电源线、抽湿机、灭火器等相关设施设备完好，均能正常使用。投放防虫药，未有发现虫蛀现象。二是加强安全保密教育。以厅机关保密委员会成立为契机，不断加强对厅机关全体工作人员（包括借调人员）的安全保密教育，与涉密岗位工作人员签订保密责任书。结合厅安全生产工作，积极配合开展消防安全应急演练。在干部职工中牢固树立了“安全第一，预防为主”的思想。三是认真执行档案资料借阅制度。档案资料借阅实行专人负责，定期清点催还归位，做到帐、表、档、数据相符。密级档案只能在档案室查阅，原则上不外借、不复印，确因工作需要复印的，须严格按有关规定进行审批且复印件一律作为原件登记管理。认真做好检查工作记录，对检查中发现的问题和隐患，采取有力措施，抓好整改，真正做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全的事故发生。

　　（三）及时完成文件归档入库和分类整理工作。严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。每年年底专门抽调人员对年度档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。根据《中共广东省委办公厅　广东省人民政府办公厅关于做好省级机构改革中档案工作的通知》（粤委办发电﹝2018﹞169号）要求，认真做好原省环境保护厅档案移交接收工作。随着电子文件档案管理系统开展，我厅OA系统收发文的电子档案导入到清华紫光档案管理系统中，并进行了与实物文档的对接，实现了对文书档案的电子化。信息化建设的不断完善大大提高了档案的利用率和查询速度。设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案信息的安全管理。

　　二、针对检查出现的问题提出整改措施

　　对于老化、陈旧的电气设备、消防设施及时更换、改造和维护，保证设备正常运行。进一步认真组织和做好档案安全的宣传、教育工作，进一步强化档案工作人员的安全意识、责任意识，克服麻痹思想和侥幸心理，更好地掌握档案安全防护常识和技术操作规范。针对当前保密制度和档案制度不够健全完善的问题，我厅计划与具有资质的专业咨询公司合作，在严格遵守上级有关制度规定的前提下，紧密结合我厅实际，进一步调整完善现有制度，持续加强档案的利用和安全保管工作。

　　通过此次自查，进一步增强了全体干部职工的档案安全意识和防范意识。今后，我厅将继续坚持底线思维和安全防范意识，不断巩固此次排查活动成果，注重事前预防与事后补救的有机结合，做好防范应对，把档案安全各项工作落在实处。

广东省生态环境厅办公室

2019年5月30日